CRM для PR

3 принципа работы с контактами журналистов в CRM для PR

CRM-системы только недавно вошли в мир PR с целью помочь пиарщикам эффективно управлять отношениями со СМИ. Но даже если вы пока не используете CRM для PR, вы можете уже сейчас перенять и внедрить в свою работу 3 базовых принципа любой CRM, которые помогут укрепить ваши связи с журналистами.

История развития маркетинга показывает нам, как быстро CRM-системы стали незаменимым инструментом маркетологов. В 2008 году только 12% бизнес-компаний использовали облачные CRM-системы, а через 10 лет таких компаний стало 87%.

Аналогичную тенденцию стоит ожидать и в PR-отрасли. Уже сегодня на глобальном рынке существует немало CRM, разработанных специально под задачи пиарщиков. Постепенно CRM для PR будут внедряться в работу пресс-служб и PR-подразделений. Перехода на новые технологии не избежать.

Сегодня вы можете стать на шаг ближе к этому процессу. Сделайте частью своей работы те принципы управления контактами, вокруг которых строиться любая CRM-система.

Принцип 1: Вести историю взаимодействия с журналистом


Заметки об итогах общения, установленных договоренностях с тем или иным журналистом и ссылками на публикации действительно могут пригодиться. Когда в базе сотни и тысячи контактов, забыть важные детали очень легко.

К слову, отметки о событиях в личной жизни журналиста иногда тоже не помешают. Например, из соцсетей вы узнали, что человек отдыхает в Черногории. Когда будете общаться с журналистом по возвращении из отпуска, поинтересуйтесь, как прошла его поездка. Так вы расположите собеседника к себе и к дальнейшему разговору.

Фиксирование истории отношений с журналистом особенно важно для пиарщиков, работающих в команде. Чтобы всегда было известно кто и с кем, когда и о чем договорился. Даже если один из PR-менеджеров ушел на больничный или в отпуск, его контакты легко может подхватить коллега.

То же касается и вовсе ушедших сотрудников. Налаженный канал в СМИ никуда не исчезнет, если история взаимодействий с журналистом доступна всему PR-отделу. И новички быстро вольются в работу.

Принцип 2: Собирать и фиксировать данные об интересах журналистов


Когда вы знаете, чем интересуется тот или иной журналист, вам легче написать убедительный питч и верно определить, кому отправить данный пресс-релиз или приглашение в пресс-тур.

Даже в отраслевых и нишевых медиа есть большое количество узких тем, из которых что-то будет интересовать журналиста больше, а что-то меньше. Или, например, кто-то в новостном издании любит работать с исследованиями и берет их в публикацию независимо от тематики. Вариантов множество.

Вы можете спросить журналиста о его интересах напрямую или самостоятельно изучить публикации автора: о чем конкретно пишет, какие темы освещает, на каких вопросах специализируется. Все это обязательно нужно фиксировать в своей базе СМИ наряду с основной информацией (контакты, характеристики СМИ и т.п.).

Также полезно подписаться на человека в соцсетях. Будучи в курсе последних новостей журналиста, больше возможностей сделать своевременный и релевантный питч. Согласно свежему отчету Muck Rack, почти 80% журналистов нравится, когда пиарщики следят за их обновлениями в соцсетях.

Принцип 3: Сегментировать базу для таргетированных коммуникаций


По данным Cision
, 75% журналистов жалуются на большое количество нерелевантных питчей, которые они получают от PR-специалистов.

Решают эту проблему таргетированные коммуникации. Их суть — посылать только релевантные сообщения, «нацеливать» и адаптировать контент под потребности конкретного журналиста или группы авторов/редакторов.

Основой для таргетированных коммуникаций является сегментация базы СМИ — отнесение контактов к той или иной категории, группе.

Разделите свою базу СМИ на группы журналистов, которые вам интересны. Подумайте, как объединить журналистов таким образом, чтобы можно было вести коммуникацию с группой как с одним человеком. Для этого сегмент должен объединять контакты по нескольким свойствам.

Сами свойства могут быть как очевидные (формат, тематика, регион и категория СМИ), так и менее очевидные: профиль личных интересов журналистов, факт участия в пресс-мероприятиях, характер ваших отношений (друзья, негативно настроенные) и многие другие признаки.

К тому же, если вы делаете регулярные рассылки по журналистам, имейте в виду, что сегментация базы может увеличить показатель открываемости писем на 40%.

Как реализовать эти принципы без CRM для PR?


В предыдущей статье
мы рассказывали о минусах Excel по сравнению с CRM для PR. Все они имеют место, но это, конечно, не значит, что нельзя добиваться результата, используя более привычные инструменты.

Ведя базу контактов в Excel, создайте отдельные листы по разным сегментам. Добавьте в таблицы дополнительные поля с информацией о профессиональных интересах журналистов. Здесь же в Excel, в отдельном текстовом документе или в заметках можно вести историю взаимоотношений с каждым журналистом (или хотя бы ключевыми, если контактов очень много).

Разделите всю информацию, которую вы решите отмечать, на две группы:

  1. Данные, которые будут полезны вам или вашим коллегам в моменты коммуникации с конкретным журналистом или группой контактов.
  2. Признаки, которые позволят вам найти нужный контакт или сделать выборку журналистов.

Помните об ограничениях Excel и фиксируйте признаки контактов, придерживаясь максимального единообразия и идентичности именования одних и тех же деталей.

К примеру, называя одну и туже тему то «Авиация», то «Авиа», то «Самолеты», то «Аэро», вы не сможете легко сформировать по ней выборку. Поэтому ведите общий перечень используемых наименований в отдельном файле и обращайтесь к нему, маркируя новые контакты. Особенно это полезно при коллективной работе с журналистами.

Приведенные в статье принципы можно реализовать с любым инструментом. Главное — не в чем вы работаете, а как. Вам должно быть удобно вносить информацию и впоследствии ей пользоваться.

С большим количеством данных, конечно, удобнее работать не в файлах и на флешках, а в современных информационных системах. В случае с базами СМИ такая система — специализированная CRM для PR.

Выбор инструмента всегда остается за вами: лишь бы получалось достигать с его помощью нужного результата.

Хотите узнать больше об использовании CRM в PR? Регистрируйтесь на наш бесплатный вебинар! Расскажем, как эффективно управлять отношениями со СМИ.


Источник главного изображения — Unsplash

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА

Вас также может заинтересовать

PR Tech
4 метода работы и must have инструменты современного пиарщика
Read More
Рассылки
7 метрик email-рассылок для пиарщиков
Read More
Паблишинг
Что публиковать в онлайн пресс-центре
Read More