PREX Friends

Мы к вам вернёмся: как автоматизировать ответы журналистам

PR-служба Авиасейлс обзавелась ботом, который помогает автоматизировать обработку запросов от журналистов. В этой статье PR-директор Авиасейлс Янис Дзенис раскрывает секреты нового digital-помощника и рассказывает, что делать, если ваша PR-служба тоже хочет такого бота.

Тратите большую часть дня на обработку запросов СМИ? В Авиасейлс тоже так было. Ровно до тех пор, пока в Telegram не появился новый сотрудник PR-службы — @AviasalesPrBot. Он берет на себя значительную часть работы: самостоятельно отвечает на популярные вопросы журналистов и делает это быстро.

Робот заменяет дополнительного сотрудника


Сама идея привлечь digital-помощника лежала на поверхности: Авиасейлс давно использует подобные сервисы. Бот аномальных цен, например, подбирает для пользователя самые дешевые билеты. А в самом начале пандемии в Telegram был запущен сервис, который отвечал на наиболее распространенные вопросы: где переждать карантин или как вернуть деньги за отмененный рейс.

Пиарщики Авиасейлс проанализировали сотни журналистских запросов за 2020 год и выяснили, что 90% из них похожи. Так идея приобрела четкие очертания — пусть телеграм-бот займется самыми распространенными вопросами, а задачи посложнее останутся людям.

Поздравляем, у нас будет бот!


В Авиасейлс свои разработчики, и они могут создать продукт любой сложности — важно лишь составить четкое техническое задание. Что сделали пиарщики Авиасейлс:

  1. Запросы журналистов разделили на три блока:
    - самые популярные направления;
    - изменения спроса;
    - средняя стоимость билета.
  2. Для каждого блока прописали несколько возможных сценариев в зависимости от запроса журналиста — так родилась структура бота.
  3. Придумали тексты, соблюдая принятый в Авиасейлс tone of voice.
  4. Попросили аналитиков сделать автоматически обновляемую базу данных — для безопасности и уменьшения нагрузки она отделена от основной.
  5. Отдали все это в разработку.
  6. Получили, протестировали, поправили баги, отредактировали тексты.

Так появился быстрый, простой в обращении и приятный в общении робот-пиарщик.

Что может бот?


@AviasalesPrBot подскажет:

  • какие направления были популярны среди всех россиян и жителей конкретного города;
  • насколько изменился спрос на авиабилеты;
  • какова средняя стоимость перелета эконом-классом в одну сторону.

И все это с разбивкой на периоды (от одного дня до года) и направления.

Рассмотрим конкретный кейс. Допустим, стало известно, что Чехия открывает границы с Россией — эта новость интересна множеству изданий. Чтобы узнать сопутствующую информацию, например, среднюю стоимость авиабилета за последние дни или как менялся спрос, журналистам достаточно зайти в телеграм-бот, нажать /start и, следуя подсказкам, получить точные данные.

Aviasales бот

Похожий сценарий для запроса, где отдыхали россияне этой зимой: всего несколько кликов, и бот выдаст 15 наиболее востребованных городов за последний месяц или три.

Новый digital-помощник легок в общении, но совсем не прост: внутри бота обновляемая база данных, которая позволяет выдавать самую актуальную информацию. Что имеем: пиарщики Авиасейлс подключаются к действительно сложным запросам, а журналисты без труда могут найти нужный материал для статьи и даже инфоповод.

Круто! Мы тоже хотим такого бота, что делать?


Если в вашей компании есть свой отдел разработки — отлично, в остальных случаях придется привлечь сторонних разработчиков.

На что обратить внимание при составлении техзадания и запуске бота:

  • выделите однотипные запросы журналистов, разделите на категории;
  • пропишите алгоритмы работы бота, шаг за шагом. В частности, как формируется запрос: для наглядности можно нарисовать схему в сервисе для майндмэппинга (Miro, MindMeister, Coggle);
  • создайте отдельную базу данных — общую базу лучше не подключать к боту. Так надежнее и отсутствует риск перегрузки;
  • выделите время на тестирование — попросите знакомых журналистов опробовать бота и соберите фидбэк, при необходимости скорректируйте тексты и логику запросов.

Digital-помощник особенно полезен для PR-служб, которые получают много типовых запросов от журналистов. Он сэкономит время и пиарщиков, и журналистов, а значит, будет способствовать общему улучшению коммуникаций.

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА

Вас также может заинтересовать

Индустрия
Как эффективно распространять новости в СМИ в 2021 году
Read More
Рассылки
Почему пиарщикам все же стоит рассылать пресс-релизы в СМИ
Read More
База СМИ
3 главных принципа работы с базой журналистов
Read More