Подборка полезных онлайн-инструментов для оптимизации работы PR-специалиста. Делюсь только тем, что использую лично, и рассказываю, как адаптировать доступные инструменты под задачи пиарщика: планирование, разработка стратегий, управление делами и автоматизация рутины.
1. MindMeister
MindMeister — один из множества сервисов для создания интерактивных интеллект-карт. Этот инструмент может пригодиться, когда вам нужно визуализировать большой объем информации, увидеть картину целиком.
Например, интеллект-карта — отличный способ наглядно представить PR-стратегию или ход работы над проектом.
Конкретно в MindMeister на бесплатном тарифе доступны для создания три ментальные карты. Месячная подписка с расширенными возможностями для небольшой команды обойдется в $8,25.
Другие популярные сервисы в этой категории: MindMup, Coggle, PersonalBrain. Обзор и сравнение разных решений есть в блоге Texterra.
Вообще с помощью интеллект-карт можно готовиться к презентации, запоминать и анализировать большой объем информации и многое другое. Автором подхода является Тони Бьюзен. Для особо интересующихся у него есть книга, которая так и называется — «Интеллект-карты». Почитайте, если хотите стать гуру этой методики и повсеместно применять ее в работе, учебе и повседневной жизни.
2. Trello
Trello предназначен для работы с текущими задачами и проектами. За основу сервиса взят метод управления проектами известный как канбан. Этот подход был популяризирован Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок.
Базовая доска по методу канбан включает в себя колонки типа «Идеи», «Сделать», «В работе», «Сделано».
В контексте деятельности пиарщика Trello удобно использовать для следующих задач:
- командная работа над проектами;
- подготовка пресс-тура, пресс-конференции и других мероприятий;
- реализация плана по размещению статей в разных СМИ;
- процесс создания сложных единиц контента;
- и другие задачи, выполнение которых можно разбить на этапы.
Самое приятное, что все основные функции Trello доступны бесплатно. Бери и работай.
3. Todoist
Todoist — таск-менеджер, с помощью которого легко воплотить концепцию GTD или Getting Things Done (доведение дел до завершения). Это популярный в тайм-менеджменте метод, автором которого является Дэвид Аллен. Подробно о своем подходе он рассказывает в книге «Как привести дела в порядок».
В справочном центре Todoist есть статья с кратким путеводителем по реализации метода Дэвида Аллена и шаблон для еженедельного обзора дел по принципам GTD. К слову, на сайте сервиса можно найти много готовых шаблонов для разных задач и проектов.
Особенно удобным Todoist покажется фрилансерам и PR-менеджерам, которые одновременно ведут несколько клиентов/проектов. Для этого вы просто все задачи закрепляете за определенным проектом.
Если вы работаете, допустим, в пресс-службе in-house, то можно организовать в Todoist рабочее пространство всей команды или лично ваше как специалиста. В обоих случаях за условные проекты логично принять список направлений ваших обязанностей (например: соцсети, СМИ, сайт, встречи и т.д.) и распределять задачи по этим проектам.
Среди прочих полезных возможностей Todoist можно перечислить настройку повторяющихся дел, назначение приоритета задачам, добавление меток, напоминаний, комментариев и отслеживание действий участников проекта.
Хотя Todoist и предназначен как для индивидуальной работы, так и для командной, я бы сказала, что этот сервис больше подходит именно для личных задач. Для совместной работы над проектами удобнее выглядит Trello, благодаря его визуализации со списками на доске. Но тут, кому что.
Лично я использую Todoist в качестве ежедневника, поэтому все рабочие задачи объединяю в один соответствующий проект, а остальные проекты отвожу под личные цели.
Большинство функций для индивидуального пользования в Todoist доступны бесплатно. Если планируете работать командой, то есть смысл перейти на премиум-тариф за 229 руб. в месяц.
В качестве альтернативы Todoist можно рассмотреть сервис Remeber The Milk. Он имеет схожую концепцию и функции, но немного иначе организовывает информацию.
4. Zapier
Zapier — это волшебный инструмент, с помощью которого вы можете объединить разные сервисы и автоматизировать часть повседневной рутины.
Если взять уже упомянутые Trello и Todoist, то действия в них можно связать между собой. Например, в Trello вы ведете командный проект. Когда за вами закрепляется карточка с заданием, в вашем личном аккаунте в Todoist автоматически создается аналогичная задача.
Так же оба этих сервиса можно различными способами связать с вашей почтой на Gmail, Google-таблицами, документами и формами, с Outlook, Excel, календарем и прочими программами.
В нашей команде мы используем много интеграций различных сервисов с мессенджером Slack. К примеру, в отдельный чат нам автоматически приходят все новые публикации с нужных страниц в Facebook и Twitter. Вы таким образом можете собирать в одном месте обновления со страниц журналистов или важных для вас СМИ.
Еще одна полезная связка для пиарщика — это связка Google-таблиц и форм. Допустим, когда журналист заполняет форму аккредитации, его данные автоматически заносятся в таблицу. А при необходимости сюда еще можно привязать и пополнение новым контактом вашей телефонной книги в смартфоне.
Начать исследовать Zapier можно с бесплатного тарифа и уже в дальнейшем при необходимости перейти на другой план, отвечающий вашим требованиям.
Внедряем сервисы в работу
Список всевозможных инструментов для тайм-менеджмента, управления проектами и автоматизации работы, конечно же, не ограничивается перечисленными мною инструментами. Если вы всерьез заинтересовались этой темой, можете погуглить аналоги, почитать обзоры и сравнения и выбрать то, что вам по душе.
По моему опыту, самое лучшее решение — попробовать разные сервисы на бесплатных тарифах и понять на практике, какие работают именно для вас. Вполне вероятно, что простой таск-менеджер с ограниченными возможностями окажется удобнее в пользовании, чем сложный, с кучей функций, которые вы никак не задействуете.
В любом случае, изучайте, пробуйте, оцифровывайте и автоматизируйте вашу работу с помощью новых технологий. Поле для маневров, конечно, огромно. Поэтому мы в PREX будем и дальше помогать вам сориентироваться в большом количестве возможностей.
Следите за нашим блогом и подписывайтесь на рассылку, чтобы не пропускать полезные инструкции и статьи по теме онлайн-инструментов в PR. И заглядывайте к нам на обучающие вебинары. Всех ждем!
Источник главного изображения — Unsplash
