Workflow

Как перевести PR-службу на удаленную работу

В связи с последними событиями перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Этой проблемой озабочены и руководители PR-отделов. В этой статье мы расскажем, как комфортно перевести PR-службу на удаленную работу, чтобы эффективность команды не пострадала, а возможно, даже и выросла.

Главная проблема перевода сотрудников на удаленку — сохранить упорядоченность и слаженность процессов и дать команде понять, что работа из дома — это не отпуск и трудиться нужно так же, как и в офисе.

В ситуации с эпидемией мы вынуждены организовать все в сжатые сроки. Поэтому следует подойти к вопросу с особой серьезностью, чтобы работоспособность PR-службы не растерялась за время карантина.

Итак, какие действия необходимо предпринять руководителю PR-отдела, чтобы успешно перевести команду на работу из дома?

Подготовьте онлайн-инструменты для взаимодействия команды


1. Средства коммуникации

Чтобы команда продолжала общаться и оперативно решать возникающие вопросы, вам не обойтись без чатов в мессенджере и видеосвязи.

В качестве мессенджера лучше использовать тот, что специально создан для корпоративного общения: Slack, Microsoft Teams. В них можно создать отдельные чаты для разных вопросов и бизнес-процессов с различными настройками приватности. Например, в одном чате обсуждается все, что связано с созданием контента, в другой — приходят новости, на которые нужно обратить внимание всем сотрудникам,  в третьем — решаются организационные вопросы, и так далее.

Telegram и WhatsApp тоже подойдут, но будут менее удобны, так как хуже интегрируются с другими инструментами коллективной работы.

Неотъемлемой частью удаленной работы являются видеозвонки. Вы можете созваниваться с коллегами для оперативного решения задач, а также проводить регулярные онлайн-совещания, например, раз в неделю для координации действий команды.

Популярные сервисы видеосвязи: Skype, Zoom, Google Meet. Во всех этих сервисах, помимо видео с веб-камеры, любой участник конференции может демонстрировать экран своего рабочего стола для всей группы. Для удаленной работы это супер полезная функция, и именно из-за нее нужно использовать специальные сервисы видеосвязи, а не звонки по телефону или WhatsApp.

2. Облачная система хранения файлов

Каждый сотрудник должен иметь доступ к организованному хранилищу всех рабочих документов. Для этой цели подойдут Dropbox, Google Диск, Office 365 — то, что дает возможность совместной работы с файлами, папками и документами.

3. Инструменты для организации слаженной работы команды

Здесь вам как минимум понадобится календарь, чтобы планировать видеосозвоны и возможные встречи. Общий календарь можно вести в Google Календаре или в Outlook.

Также хорошо бы завести таск-менеджер, например: Trello, Asana и их аналоги. Это нужно для того, чтобы контролировать процесс по выполнению задач, понимать, какой сотрудник над чем в данный момент работает, и как соблюдаются дедлайны.

Когда команда находится на удаленке, необходимо четко прописывать задачи и продумывать план их выполнения.

У нас есть отдельная статья, посвященная инструментам планирования работы в PR, где мы подробно рассказываем в том числе и про таск-менеджеры.

4. Онлайн-пространство для коллективной работы со СМИ

Для этой цели отлично подходит сервис PREX CRM. Это специализированная CRM-система для PR, в которой удобно коллективно работать с базой журналистов, распространять информацию по СМИ и следить за эффективностью проделанной работы. Естественно, все это можно делать, находясь и дома.

PR-менеджеры могут прикреплять к выполняемым задачам в таск-менеджере ссылки на карточку контакта в PREX CRM, пресс-релиз, рассылку или обмениваться этими ссылками в мессенджере. Вся необходимая информация о журналистах и работе с ними будет хранится в едином месте и доступна всей PR-команде.

В то же время PR-руководители могут видеть, как ведется взаимодействие со СМИ: какие пресс-релизы и когда рассылаются, с какой эффективностью, какие СМИ охвачены, а какие нет, насколько успешно выстраивается общение с журналистами, вовремя ли актуализируется база контактов.

PREX CRM
Отчет по проведенной рассылке в PREX CRM

Благодаря прозрачности работы со СМИ и данным, которые генерирует система, можно продумать четкие KPI, которые помогут всем членам PR-команды оставаться эффективными и не терять фокус из-за смены рабочего окружения.

К PREX CRM можно подключить сразу несколько филиалов и подразделений, чтобы в реальном времени получать информацию о работе и региональных PR-команд.

Подготовьте команду к переходу на home office


1. Проверьте обладают ли сотрудники условиями для работы из дома

Для организации удаленной работы критически важно, чтобы сотрудники были обеспечены всей необходимой для этого инфраструктурой:

  • современный компьютер или ноутбук;
  • стабильный интернет со скоростью не менее 15 Мбит/сек;
  • хорошие веб-камера и гарнитура (наушники, микрофон) для видеозвонков.

Если у сотрудника чего-то не хватает, работодателю лучше сразу озаботиться решением этой проблемы. Мелкие технические накладки будут тормозить рабочий процесс, а задач и без того будет достаточно.

2. Создайте инструкции под рабочие процессы

На этапе перехода PR-службы с офисной работы на удаленную важно обозначить, как изменятся привычные рабочие процессы.

Например, вы можете обязать сотрудников быть на связи с 9 до 18 и при необходимости иметь возможность созвониться по скайпу в этот промежуток времени. При таком подходе вы помогаете сотрудникам соблюдать режим дня, к которому они привыкли, работая в офисе. В первое время, чтобы все были в фокусе, устраивайте планерки по видеосвязи в начале каждого рабочего дня.

Когда команда находится на удаленке, необходимо четко прописывать задачи, продумывать план их выполнения и получать отчетность о выполненной работе. Для упорядочивания этого процесса вы можете прописать порядок действий, в котором сотрудники берутся за новую задачу.

Например, PR-менеджер получил задание опубликовать новость компании в СМИ. Сначала он может добавить эту задачу на доску в Trello, где будет зафиксирована суть задачи и назначен срок ее исполнения. Когда пресс-релиз будет разослан и новость опубликована, вы как руководитель можете отследить эффективность рассылки в PREX CRM (скольким журналистам был отправлен пресс-релиз, сколько из них отрыли письмо и сколько в итоге вышло публикаций).

Многие инструменты и процессы, внедренные во время удаленной работы, будут актуальны и по возвращении в офис.

Рабочие инструкции можно хранить там же, где и все документы — в облачном сервисе с доступом для всей команды. В первое время сотрудники могут в них заглядывать, чтобы привыкнуть к новым процессам.

Выберите в команде человека, ответственного за обновленные процессы. С одной стороны, он должен отвечать за работу всех выбранных инструментов. При использовании интернет-сервисов это не сильно обременительно и не требует каких-то глубоких навыков в IT. С другой стороны, этот человек должен следить, чтобы все сотрудники использовали новые инструменты и делали это согласно принятой инструкции.

Роль такого супервайзера может быть отдана либо наиболее продвинутому в IT и скрупулезному коллеге, либо она может быть переходящей между несколькими людьми. Свои плюсы и минусы есть в каждом из вариантов.

Перевод сотрудников на удаленную работу — в целом полезный опыт. Вы сможете прокачать отдельные направления работы, которым ранее, возможно, не уделяли должного внимания. К тому же, многие инструменты и процессы, внедренные во время удаленной работы, будут актуальны и по возвращении в офис. Или, может, вашей команде так понравится формат home office, что вы решите и дальше его придерживаться. Как знать :)


Оставьте заявку на подключение PREX CRM, и мы поможем перевести вашу PR-службу на удаленную работу!

Источник главного изображения — Unsplash

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА

Вас также может заинтересовать

PR Tech
4 инструмента для планирования и автоматизации работы в PR
Read More
Рассылки
5 причин, почему нельзя использовать чужую базу СМИ и делиться своей
Read More
Рассылки
Рассылки для пресс-служб: как отправлять письма, которые читают
Read More