Когда перед пиарщиком стоит куча и еще одна задача, рабочее время съедается незаметно. Но благодаря развитию технологий многие рутинные задачи в PR можно автоматизировать. Другая хорошая новость — для этого не требуется нанимать целый штат IT-специалистов, достаточно воспользоваться современными интернет-сервисами.
С усложнением коммуникаций и ростом количества задач тема автоматизации работы в PR становится все более актуальной. Пиарщикам сегодня, как никогда ранее, нужны новые инструменты и практики которые экономят время и упрощают рутину.
Для digital-специалистов (интернет-маркетологов, SMMщиков, айтишников) такими инструментами стали разнообразные веб-сервисы. Большинство из этих сервисов решают абстрактные задачи и не требуют специальных знаний для их использования, а значит их можно использовать и в PR.
Веб-сервисы сегодня очень развиты и помогают избавиться от лишней рутины. Существуют даже отдельные решения, которые позволяют организовать связку из нескольких сервисов и социальных сетей: в ответ на действие в одном из них что-то происходит в другом. Например, кто-то опубликовал видео на YouTube, где упоминается ваша компания, а вам в мессенджер пришло об этом уведомление.
В этом материале 5 кейсов того, что и как вы можете автоматизировать с помощью современных онлайн-сервисов.
Автоматическое пополнение базы контактов
Используя разные сервисы и приложения, можно полностью автоматизировать работу с базой контактов. Например, чтобы данные журналистов, их телефоны и email-ы сами заносились в базу. Или на основе информации из нее, журналистам автоматически высылались нужные документы и письма.
Например, на мероприятии вы познакомились с несколькими журналистами. Телефоны и email-ы новых знакомых занесли в Контакты смартфона, и эти данные автоматически появились в вашей Google Таблице с рабочей базой, а журналистам тут же ушли письма с формой аккредитации для заполнения недостающей информации. Когда форма будет заполнена, данные в вашей Google Таблице сами обновятся.
Аналогичным образом, с помощью Google Форм и автоматических рассылок можно периодически проводить опрос среди журналистов из своей базы для актуализации данных. Узнать, не сменил ли человек место работы, продолжает ли он освещать интересующие вас темы и так далее.
Как организовать
Автоматизировать процессы таким образом можно с помощью Google Таблиц, Google Форм, смартфона с авторизованным Google-аккаунтом, почтового сервиса и сервиса Zapier, который обеспечивает всю магию, помогая связать действия на разных площадках.
Здесь и далее я не буду расписывать весь механизм настройки, так как он может варьироваться в зависимости от особенностей каждой конкретной ситуации. Если у вас возникнут сложности при настройке автоматизаций, вы можете задать мне вопрос в комментариях или написать в личку в FB, VK или Telegram (найти меня везде можно по нику ndubinkin). Постараюсь ответить каждому.
Рассылки пресс-релизов с обратной связью
Сервисы для рассылок упрощают отправку пресс-релизов по десяткам, сотням и даже тысячам адресов. Используя все возможности таких сервисов, вы сможете отправлять рассылки таргетировано, с учетом интересов журналистов, а значит снизите риск попадания ваших писем в спам. Еще больше возможностей при работе с рассылками дает использование CRM-систем, но это тема отдельного поста.
После каждой рассылки у вас будет подробный отчет, отражающий интерес журналистов к вам и вашей теме. Этот отчет будет формироваться автоматически, на основании данных о поведении журналистов, которым вы отправили письма. Кроме того, такие отчеты помогут отслеживать нерабочие адреса и отмечать журналистов, которые по каким-либо причинам вас игнорируют.
Но это еще не все. На своем сайте, вы можете разместить форму подписки на новости и связать ее с вашим листом рассылки. Помимо основных полей в этой форме важно выделить рубрики вашего контента и дать возможность журналистам самим выбрать то, что их интересует. Рекомендуется делать не более 10 рубрик с возможностью выбора нескольких. Далее все, что нужно, это регулярно создавать контент по всем рубрикам. И журналисты будут получать контент только по интересующим их рубрикам.
Как организовать
Организовать email-рассылки можно через специальные сервисы массовых рассылок с обратной связью (MailChimp, SendGrid, Unisender и пр.). Не могу не упомянуть и специализированный сервис для пиарщиков PREX, который недавно появился на нашем рынке и позволяет делать рассылки по своей базе контактов, учитывая интересы журналистов (минутка саморекламы).
Форма подписки на сайте должна быть умеренно настойчивой. Недостаточно просто разместить ее в одном месте сайта. Используйте сервис Convertful, который позволит вам собрать максимум заинтересованных посетителей вашего сайта в лист рассылки.
Систематизация рабочих процессов в почте
Обработку входящих писем также можно автоматизировать. Многие почтовые сервисы имеют систему фильтров и ярлыков, с помощью которой можно выделять нужные письма в отдельные папки. Также почтовые сервисы позволяют настроить автоматические ответы по заданному шаблону.
К примеру, на своем сайте вы просите журналистов прописывать в теме письма с запросом слово «запрос». Соответствующий фильтр или ярлык задан в вашей почте, поэтому все письма с запросами попадают в отдельную папку и выделяются на фоне остальных сообщений. Плюс уведомление о новом запросе приходит вам в мессенджер, что повышает вашу оперативность.
Настройка автоматических ответов помогает избавиться от ненужной рутины, когда вы готовите пресс-мероприятие. Приглашаете журналистов отправлять запрос на аккредитацию вам на почту. Создаете соответствующий ярлык и для писем из этой категории настраиваете автоматический ответ, например, со ссылкой на скачивание медиа-кита или подробной информацией о мероприятии.
Как настроить
Инструменты автоматической работы с ярлыками есть и в Gmail, и в Яндекс.Почте и доступны в настройках ваших почтовых аккаунтов. Сервисы типа Zapier или IFTTT позволят настроить уведомления в мессенджер о новых письмах с конкретными ярлыками.
Уведомления об активностях на разных площадках
Чтобы следить за обновлениями страниц в нескольких соцсетях, необязательно заходить на каждую и листать бесконечные ленты. Уведомления о новых постах можно получать в мессенджер. Вы можете собрать весь контент с ваших или других интересующих вас страниц и аккаунтов в общую ленту в отдельном чат-канале в вашем любимом мессенджере.
Кроме того, можно отслеживать появление контента по различным ключевым словам (с упоминанием вашего бренда или конкурентов). Например кто-то выложил новое видео о вас на YouTube, и в течении 15 минут вы получаете об этом уведомление в мессенджер или по смс.
Как организовать
Сервисы типа Zapier и IFTTT позволяют интегрировать между собой аккаунты в соцсетях, мессенджеры, почту и другие сервисы. Мониторинг YouTube также можно организовать с помощью Zapier.
Автопостинг в социальные сети и чат-боты
Когда вы публикуете новость на официальном сайте компании или в своем пресс-центре, она может автоматически публиковаться и на страницах в ваших соцсетях. Некоторые сервисы позволяют также с одной площадки управлять несколькими каналами дистрибуции и общаться с вашими подписчиками разных площадок из одного окна.
Например, вы опубликовали видео в YouTube, и пост со ссылкой на него автоматически появился в Twitter и на Facebook. Или вы разместили новый пресс-релиз на сайте, и сообщение об этом тут же ушло в ваш Telegram-канал для журналистов.
Кроме того, можно настроить чат-бота, который будет автоматически общаться с вашими подписчиками от лица вашей страницы на Facebook. Он сможет подписать их на ваши рассылки, предложить предыдущий контент или просто развлечь, повысив лояльность к вашему бренду.
Как организовать
Рынок сервисов автопостинга хорошо развит. IFTTT, Amplifr, SMM Planer — лишь несколько из множества подобных решений.
Для сведения всех ваших каналов переписки в одно окно хорошо подходит Jivo Site, а чат-ботов можно создавать, например, в Chatfuel.
Будьте открыты новым технологиям и автоматизируйте все, что машина может сделать лучше и быстрее вас. Освободите время и ресурсы на интеллектуальную работу и действительно важные дела.
Перечень кейсов, упомянутых в этой статье, далеко не исчерпывающий. Если у вас будет интерес к теме, мы с удовольствием напишем об этом еще. Специальных интернет-сервисов, стремящихся облегчить вам жизнь, огромное количество. Изучать их можно очень долго. При этом на рынке регулярно появляются новые решения по автоматизации.
Не бойтесь пробовать. Будьте открыты новым технологиям и автоматизируйте все, что можно отдать на откуп машине. Ведь у вас есть дела поважнее, не так ли?
Если вам сложно разобраться в теме самостоятельно, вы всегда можете обратиться за советом ко мне или за бесплатной консультацией к моим коллегам из PREX.
Статья впервые опубликована на PRexplore.ru
