Рассылки

Почему нельзя делать рассылки по СМИ с личного email-адреса

Рассылать журналистам пресс-релизы с личного email-адреса — распространенная практика среди PR-специалистов. Однако это грубая ошибка, которая негативно сказывается на результатах рассылок и может привести к более серьезным последствиям. В этой статье вы узнаете, почему не стоит делать рассылки по СМИ с личной почты и какое решение вместо этого использовать.

В PREX мы создаем интернет-сервисы для PR и помогаем PR-специалистам развивать отношения со СМИ, в том числе и посредством рассылок. И мы часто сталкиваемся с тем, что пиарщики не знают законов массмейлинга и по незнанию нарушают практически все правила.

Самое грубое нарушение — проведение массовых рассылок через личный email-адрес и стандартные почтовые программы, предназначенные для личной переписки. В большинстве случаев именно из-за этой ошибки и возникают все проблемы и неудовлетворенность результатами рассылок по СМИ.

Чтобы раз и навсегда объяснить, почему рассылки с личной почты — это плохо, и почему так делать категорически нельзя, мы написали эту статью. Она поможет вам разобраться в вопросе.

Что такое личный email-адрес


Для начала давайте определимся с понятиями. Что значит личный email-адрес, личная почта? Тут все просто — это email-адрес, который вы используете для личной переписки. Личный email-адрес может быть как персональный, так и рабочий.

Можно выделить несколько типов личных адресов:

  1. Почта в бесплатном почтовом сервисе (адреса вида name@yandex.ru). Обычно это почтовые аккаунты для личных нужд. У каждого из нас такой есть.
  2. Почта на корпоративном домене (адреса вида name@company.ru). Именная почта, которую вам выдали в вашей организации для рабочей переписки.
  3. Почта на отдельном домене, который приобретен самостоятельно (адреса вида name@yourdomain.ru). Вариант для it-энтузиастов, которым не нравится вид стандартного адреса бесплатного почтового сервиса, либо для владельцев бизнесов и брендов, которые самостоятельно приобретают и настраивают домен для своей организации.

Какого бы типа ни был ваш личный email-адрес, его всегда обслуживает определенный почтовый сервер. Это может быть как корпоративный сервер, настраиваемый IT-специалистами вашей организации, так и сервер сервиса-фримейлера.

Фримейлеры — это те самые бесплатные почтовые службы, которые дают возможность безвозмездно завести ящик на их серверах и предоставляют email-адреса на своих доменах. Примерами являются всем известные Gmail, Яндекс.Почта, Mail.ru и подобные.  

И вот что важно: любой email-адрес, с которого отправляются письма, а также домен и почтовый сервер, на которых он находится, получают так называемый рейтинг отправителя. По этому рейтингу почтовые провайдеры определяют, насколько вам как отправителю можно доверять: доставлять ваши письма в папку «Входящие» ваших получателей, в папку «Спам» или вовсе их не доставлять.

Если вы используете почту только для личной переписки, то в большинстве случаев про все эти нюансы можно не думать. Особенно, если вы используете известный сервис-фримейлер и почту на домене этого сервиса.

Проблема с доставкой писем при личной переписке может возникнуть, только если вы используете почту на домене (своем или домене вашей организации) и репутация отправителя для этого домена была испорчена.

Однако когда вы начинаете делать массовые рассылки, рейтинг отправителя и сопутствующие технические вопросы email-коммуникации приобретают другое значение.

Что такое массовая рассылка


Почтовые провайдеры по-разному относятся к личной переписке и к массовым рассылкам. Связано это с ожесточенной борьбой со спамом и спамерами. Для понимания остроты проблемы приведем две цифры: ежедневно во всем мире отправляется более 300 миллиардов электронных писем, и более 50% от всех писем — спам (нежелательная и вредоносная почта).

Спам это всегда массовая рассылка, и задача почтовых провайдеров максимально оградить своих пользователей от спама.

Массовая рассылка — это отправка письма схожего содержания десяти и более получателям. При этом не имеет значения, добавили вы всех получателей в копию одного письма или подряд отправили множество одинаковых писем. И то, и другое будет массовой рассылкой.

Почтовые провайдеры анализируют такие гигантские объемы переписок с помощью алгоритмов и антиспам-роботов. И так как спамеры постоянно придумывают все новые уловки для обхода алгоритмов, антиспам-роботы имеют очень жесткие настройки и при первом признаке спама блокируют письма и понижают рейтинг отправителя.

В итоге мы получаем то, что есть: нельзя просто так взять и отправить массовую рассылку. Чтобы заниматься массмейлингом, нужно знать особенность работы антиспам-алгоритмов и требования (надо сказать, достаточно жесткие), которые почтовые провайдеры предъявляют к отправителям массовых рассылок.

Среди таких требований:

  • правильная техническая настройка домена и почтового сервера, которые используются для массовых рассылок (такая настройка имеет множество нюансов);
  • актуальность базы получателей (среди получателей массовых рассылок не должно быть большого количества битых адресов);
  • минимальный процент негативных действий получателей в отношении рассылок отправителя (жалобы на спам, удаление писем непрочитанными)
  • и много других требований.

Тем не менее в самих по себе массовых рассылках нет ничего страшного. Напротив, многие организации активно используют этот инструмент для решения самых разных коммуникационных задач. Email сегодня это уникальный канал с массой присущих только ему свойств, к тому же бесплатный.

И к счастью, на тему массовых рассылок уже есть много доступного знания, и существуют специализированные сервисы, которые помогают «белым» отправителям не попадать в спам.

Личный email-адрес и массовые рассылки: запреты и правила


Итак, вернемся к личным email-адресам и посмотрим на них в контексте массовых рассылок. Тут есть два основополагающих запрета:

  1. В массовых рассылках использовать личный email-адрес, расположенный на домене вашей организации, нельзя без специальных настроек и программ.
  2. В массовых рассылках использовать личный email-адрес на сервисе-фримейлере полностью запрещено.

Если нарушить последний запрет, то вы столкнетесь с низкой доставляемостью и можете получить блокировку своего почтового ящика.

При нарушении первого запрета надо помнить, что все ваши рассылки напрямую влияют не только на рейтинг непосредственно вашего email-адреса, но и на репутацию домена вашей организации. Попадете в «черные» списки заработаете проблем для всех ваших коллег и доставите большую головную боль IT-специалистам.

Теперь подробнее о правилах, которые из этого следуют.

Правило 1. Проводить массовые рассылки можно только через специальные сервисы: маркетинговые или PR-сервисы, предназначенные для массовых рассылок


Хоть PR-специалисты и привыкли рассылать пресс-релизы через бесплатные почтовые службы, запомните, что фримейлеры предназначены исключительно для личных переписок.

Делать массовые рассылки через данные сервисы запрещено! Это прямо прописано в правилах пользования почтовых служб. Там же обозначены ограничения на количество отправляемых писем в сутки и на количество получателей (у каждого сервиса свои значения). Ограничения введены специально, чтобы не допускать массовые рассылки и защититься от спамеров.

Если регулярно нарушать требования почтовых служб, это приведет к снижению доставляемости писем отправителя и увеличению процента писем, уходящих в «Спам».

Тут вы должны вспомнить, что если почта, с которой осуществляются рассылки по СМИ, расположена на корпоративном домене, то от ваших неверных действий страдает IT-инфраструктура компании. Еще хуже если почта при этом работает на корпоративном сервере — ущерб может быть очень серьезным, вплоть до полной блокировки IP-адресов организации.

Даже если вы не нарушаете требования почтовых служб, то есть не превышаете установленные лимиты по количеству отправляемых писем и получателей (ориентироваться можно на 50 получателей), то даже в этом случае не стоит посылать журналистам пресс-релизы с ящика на корпоративном домене через обычную почту или почтовые программы типа Outlook.

Дело в том, что все негативные действия журналистов в отношении ваших писем отрицательно влияют на рейтинг всех отправителей на домене вашей компании. К негативным действиям относятся жалобы на спам, удаление писем без прочтения и низкая доставляемость — это частые проблемы неграмотных PR-рассылок. И отслеживать эти и другие показатели можно только в специальных сервисах, предназначенных для массовых рассылок.

Работая через маркетинговые или PR-сервисы для рассылок, вы:

  • во-первых, соблюдаете базовое требование к рассылкам — делаете их с правильными настройками, через специализированный инструмент;
  • во-вторых, получаете возможность контролировать показатели рассылок и влиять на их результативность;
  • в-третьих, получаете необходимые возможности для снижения рисков связанных с рассылками. Например, возможность для ваших получателей легко отписаться от рассылок.

Правило 2. Нельзя отправлять рассылки с ящика на фримейлере


Ящик на фримейлере ни в личном виде (name@yandex.ru), ни в общем (press@gmail.com) не подходит для работы с массовыми рассылками. В том числе и при работе с сервисами рассылок.

И маркетинговые, и PR-сервисы для рассылок ограничивают использование таких email-адресов. Это связано с тем, что рассылки, подписанные email-адресом на фримейлере, как правило, имеют очень низкую доставляемость писем. А в этом профессиональные сервисы для рассылок не заинтересованы. Более того, некоторые фримейлеры, например Mail.ru, напрямую технически блокируют использование email-адресов на своих доменах для массовых рассылок.

Пользователям, у которых нет ящика на корпоративном домене, некоторые сервисы предлагают использовать технические email-адреса на их домене. Либо вам могут помочь с покупкой собственного домена, который вы сможете использовать для рассылок. Например, в PREX, в случае ввода некорректного email-адреса отправителя, пользователи автоматически получают адрес на домене prexmail.ru.

Правило 3. Email-адреса на корпоративном домене, использующиеся для рассылок, нужно настраивать


Как мы уже выяснили: делать рассылки с email-адреса на корпоративном домене стоит исключительно через маркетинговые или PR-сервисы для рассылок. Однако в таком случае важно провести настройку почты, чтобы рассылки проходили грамотно, с соблюдением технических требований.

Обычно сервисы помогают правильно все настроить, готовят специальные инструкции для IT-специалистов компаний-клиентов, чтобы сделать процесс интеграции максимально простым и быстрым. Вот, например, инструкция по настройке email-адреса отправителя, которую мы предоставляем клиентам PREX — посмотреть инструкцию.

Делая рассылки с настроенного корпоративного email-адреса через специальный сервис рассылок, вы обеспечиваете базовые условия для высокой доставляемости ваших писем во «Входящие». Главное, в дальнейшем соблюдать прочие правила массовых рассылок (об этом можно прочитать в этой статье) и не заниматься веерными рассылками, чтобы избегать массовых жалоб на спам со стороны журналистов.

Другие причины, по которым стоит отказаться от использования личного ящика на фримейлере


В век фейкньюс посылать журналистам, особенно с которыми вы лично не знакомы, официальную информацию с ящика на фримейлере как минимум несерьезно.  У журналиста не будет возможности проверить достоверность домена, убедиться, что он верифицирован.

Со своей же стороны вы рискуете тем, что кто угодно так же может создать ящик на фримейлере с именем максимально похожим на ваше и разослать в СМИ фейк, максимально похожий на ваши рассылки, от вашего лица. Журналисты, привыкшие получать от вас письма с ящика на фримейлере, могут не заметить подмену в адресе отправителя, и опубликовать ложную информацию, которая вряд ли будет в ваших интересах.

Чтобы обеспечить доверие и достоверность данных с обеих сторон, используйте почту на корпоративном домене или купите себе домен, если вы фрилансер.

Что нужно запомнить

  • Полностью откажитесь от использования ящиков на фримейлерах в работе с журналистами.
  • Делайте рассылки по СМИ исключительно через сервисы, предназначенные для массовых рассылок. Никаких бесплатных почтовых служб и почтовых программ для личной переписки.*
  • Обязательно настраивайте домен, на котором находится ваш email-адрес, прежде чем начинать регулярные рассылки по СМИ. Настройка подразумевает корректную интеграцию вашего домена с сервисом рассылок.

Это всё, что необходимо знать о работе с личной почтой и рассылками при взаимодействии со СМИ.

*Вы можете использовать для рассылок собственный специально настроенный сервер, но этот вариант сложнее, дороже и содержит много подводных камней.

Оставьте заявку на демо-сессию PREX: наши специалисты расскажут, как грамотно организовать ваши рассылки по СМИ с помощью сервиса PREX наилучшим для вас способом.

Источник главного изображения — Unsplash

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА

Вас также может заинтересовать

База СМИ
Укрепляем канал в СМИ: 3 шага после получения публикации
Read More
Новости
Обновление PREX CRM: как использовать новые функции
Read More
База СМИ
Как настроить автоматическое пополнение базы СМИ: инструкция
Read More