PR-специалисты стремятся развивать продуктивные отношения с журналистами, чтобы получать бесплатные публикации в СМИ. Если это и ваша цель — обратите внимание на 3 ключевых принципа работы с базой контактов, которые помогут укрепить ваши связи с журналистами.
Принцип 1: Вести историю взаимодействия с журналистом
Заметки об итогах общения, установленных договоренностях с тем или иным журналистом и ссылками на публикации действительно могут пригодиться. Когда в базе сотни и тысячи контактов, забыть важные детали очень легко.
К слову, отметки о событиях в личной жизни журналиста иногда тоже не помешают. Например, из соцсетей вы узнали, что человек отдыхает в Черногории. Когда будете общаться с журналистом по возвращении из отпуска, поинтересуйтесь, как прошла его поездка. Так вы расположите собеседника к себе и к дальнейшему разговору.
Фиксирование истории отношений с журналистом особенно важно для пиарщиков, работающих в команде. Чтобы всегда было известно кто и с кем, когда и о чем договорился. Даже если один из PR-менеджеров ушел на больничный или в отпуск, его контакты легко может подхватить коллега.
То же касается и вовсе ушедших сотрудников. Налаженный канал в СМИ никуда не исчезнет, если история взаимодействий с журналистом доступна всему PR-отделу. И новички быстро вольются в работу.
Принцип 2: Собирать и фиксировать данные об интересах журналистов
Когда вы знаете, чем интересуется тот или иной журналист, вам легче написать убедительный питч и верно определить, кому отправить данный пресс-релиз или приглашение в пресс-тур.
Даже в отраслевых и нишевых медиа есть большое количество узких тем, из которых что-то будет интересовать журналиста больше, а что-то меньше. Или, например, кто-то в новостном издании любит работать с исследованиями и берет их в публикацию независимо от тематики. Вариантов множество.
Вы можете спросить журналиста о его интересах напрямую или самостоятельно изучить публикации автора: о чем конкретно пишет, какие темы освещает, на каких вопросах специализируется. Все это обязательно нужно фиксировать в своей базе СМИ наряду с основной информацией (контакты, характеристики СМИ и т.п.).
Также полезно подписаться на человека в соцсетях. Будучи в курсе последних новостей журналиста, больше возможностей сделать своевременный и релевантный питч. Согласно опросу Muck Rack, почти 80% журналистов нравится, когда пиарщики следят за их обновлениями в соцсетях.
Принцип 3: Сегментировать базу для таргетированных коммуникаций
По данным Cision, 75% журналистов жалуются на большое количество нерелевантных питчей, которые они получают от PR-специалистов.
Решают эту проблему таргетированные коммуникации. Их суть — посылать только релевантные сообщения, «нацеливать» и адаптировать контент под потребности конкретного журналиста или группы авторов/редакторов.
Основой для таргетированных коммуникаций является сегментация базы СМИ — отнесение контактов к той или иной категории, группе.
Разделите свою базу СМИ на группы журналистов, которые вам интересны. Подумайте, как объединить журналистов таким образом, чтобы можно было вести коммуникацию с группой как с одним человеком. Для этого сегмент должен объединять контакты по нескольким свойствам.
Сами свойства могут быть как очевидные (формат, тематика, регион и категория СМИ), так и менее очевидные: профиль личных интересов журналистов, факт участия в пресс-мероприятиях, характер ваших отношений (друзья, негативно настроенные) и многие другие признаки.
К тому же, если вы делаете регулярные рассылки по журналистам, имейте в виду, что сегментация базы может увеличить показатель открываемости писем на 40%.
Как внедрить эти принципы в работу PR-команды
Типичный инструмент для ведения базы журналистов — Excel-таблица. Однако в сегодняшних реалиях таблицы едва ли закрывают потребности пиарщиков. Растущее количество СМИ, с которыми нужно взаимодействовать, увеличение объема собираемых данных и крайне ограниченные временные ресурсы — актуальные вызовы PR-специалистов, с которыми Excel уже не в состоянии справиться.
На передний план сегодня выходят специализированные CRM-системы для PR. Такие системы призваны упростить работу с большим объемом данных, упорядочить и структурировать информацию о журналистах и СМИ, сделать ее доступной здесь и сейчас. CRM позволяет автоматизировать работу с базой СМИ и качественно поднять уровень отношений со СМИ.
Например, в CRM-системе PREX каждый журналист имеют свою карточку, в которой, помимо контактной информации, фиксируются его интересы, история взаимодействия и прочие данные.
.png)
Специализированные системы для PR, как правило, уже содержат в себе данные о большинстве СМИ того региона, на рынке которого они работают. В PREX есть база в более 14 000 российских медиа. Все эти данные автоматически синхронизируются с собственными базами пользователей, благодаря чему часть данных о своих контактах PR-специалисты получают по умолчанию, экономя время на поиск и структурирование информации.
Также CRM-системы предоставляют простые инструменты для сегментации базы журналистов. Контактам можно присваивать метки для деления базы на те или иные сегменты и, наоборот, объединять контакты в группы по общему признаку. Именно по таким принципам работает PREX CRM. С помощью PREX легко вести таргетированные коммуникации, делать выборки журналистов и СМИ по нужным параметрам.
История показывает, как быстро CRM-системы стали незаменимым инструментом в маркетинге и продажах. В 2008 году только 12% бизнес-компаний использовали облачные CRM-системы, а через 10 лет таких компаний стало 87%.
Несомненно, похожую судьбу ждет и PR-отрасль. Уже сегодня на глобальном рынке существует немало CRM, разработанных специально под задачи пиарщиков. Постепенно все больше пресс-служб и PR-подразделений будут внедрять CRM в свою работу. Перехода на новые технологии не избежать.
Сегодня вы можете стать на шаг ближе к IT-трансформации своей работы со СМИ. Начните пользоваться PREX CRM бесплатно!
Источник главного изображения — Unsplash
