База СМИ

5 правил работы с большой базой журналистов

Изменения, происходящие сегодня на рынке медиа, позволяют пиарщикам активно наращивать базу журналистов, чтобы охватить своими pr-сообщениями как можно больше людей.  Однако собирать тысячи контактов и бездумно «палить» по ним своими пресс-релизами — бессмысленно, таким способом можно только прописаться в спамерах. Мы выделили 5 правил, которые помогут вам грамотно выстроить работу с большой базой журналистов.

Для начала коротко пробежимся по трем ключевым особенностям современного медиарынка, которые и определяют вектор работы пресс-службы с большой базой журналистов.

Первая особенность — массовое сокращение количества печатных СМИ по всему миру и перераспределение издательских ресурсов в пользу онлайн-форматов. За последние годы многие известные журналы в России и мире закрыли свои печатные версии: SNC, GEO, Men’s Health, Interview Magazine, Vogue Teen, «Gala Биография», «Игромания», российский PC Magazine, британский Glamour, австралийский Cosmopolitan и даже Playboy.

Для многих СМИ работа в онлайне становится определяющей

Вторая особенность связана с изменениями в медиапотреблении. Люди все чаще предпочитают получать информацию не из одного крупного источника, а из нескольких маленьких. Аудитория распадается на тематические сегменты, создавая спрос на нишевые онлайн-медиа. Благодаря этим процессам пиарщикам и рекламодателям стало легче выходить через СМИ точно на целевую аудиторию.

И третья особенность — вместе с ростом числа онлайн-изданий растет конкуренция среди СМИ за внимание аудитории. Привлечь аудиторию можно только интересным контентом, и медиа вынуждены регулярно что-то публиковать на своих площадках, чтобы получать больше интернет-трафика. Из этого вытекает первое правило.

1. Давайте СМИ много целевого контента, он им действительно нужен


В digital все медиа борются за трафик. Чем он больше, тем слаще кусок пирога для рекламодателей. Причем сегодня заказчикам важна не столько общая посещаемость сайта, сколько объем именно целевого трафика. Никто не хочет тратить деньги на рекламу впустую.

Объем трафика напрямую зависит от количества контента, размещаемого на сайте, поэтому СМИ нужно создавать много материалов.

Журналисты действительно нуждаются в целевом контенте — так дайте его им! Старайтесь создавать такой контент, который потенциально будет попадать в запросы аудитории нужных вам СМИ. Помогите журналисту решить задачу по привлечению трафика на сайт, и все останутся в выигрыше.

2. Выявляйте тематические интересы журналистов


Собирайте исчерпывающую информацию о каждом издании и журналисте, с которым вы работаете, выясняйте тематические интересы. Это нужно, чтобы понимать информационные потребности журналистов и учитывать требования СМИ к входящим пресс-материалам.

Накапливать информацию и вести базу можно совместно всей пресс-службой. Если работать в единой информационной системе (например, в Google Таблицах или CRM-системе), то каждый сотрудник будет в курсе особенностей работы с тем или иным журналистом. Так, в случае отсутствия одного специалиста или с приходом нового, рабочий процесс никак не пострадает.

3. Сегментируйте базу контактов для дальнейших рассылок


Базу в сотни или тысячи журналистов обязательно надо сегментировать, разбивать на группы: на основе собранной информации, по тематическим интересам, по опыту взаимодействия пресс-службы с конкретным журналистом и т.д.

Сегментация нужна, чтобы делать таргетированные рассылки — посылать журналистам только целевой контент. Очевидно, что пресс-релиз про открытие представительства вашей компании в Екатеринбурге вряд ли заинтересует федеральные СМИ или журналистов из других регионов.

Работа пресс-службы с большой базой контактов должна строиться на работе с отдельными группами журналистов в зависимости от задачи и ситуации. Наличие базы в 1000 контактов не говорит о том, что нужно один и тот же пресс-релиз рассылать по 1000 адресов. Даже если вам кажется, что тема заинтересует абсолютно все издания, нужно готовить несколько версий пресс-релизов с учетом тематических интересов и особенностей разных групп журналистов. Тогда массовая рассылка будет работать, а не отправляться в спам.

Подробнее о том, как журналисты разных информационных профилей реагируют на рассылки, читайте в статье «Как привлечь внимание журналистов к пресс-релизу».

4. Регулярно актуализируйте данные


Большая база журналистов может быстро стать бесполезной, если вы не будете регулярно проверять и актуализировать собранные данные. Под эту задачу стоит выстроить отдельный рабочий процесс.

После каждой рассылки следует анализировать количество недоставленных писем и вычищать из базы нерабочие адреса. Связываться напрямую с отписавшимися от рассылки журналистами, чтобы выяснить причину отписки. Звонить тем, кто несколько рассылок подряд не открывал ваши письма, возможно, вы попали в спам, и это нужно исправить.

Узнать, что происходит с вашими письмами, после того, как вы сделали рассылку по журналистам, можно только с помощью сервисов массмейлинга. Поэтому если вы работаете с базой более, чем в 100 журналистов, все рассылки обязательно должны осуществляться через специальный сервис (подробнее читайте в статье «Как узнать, читают ли журналисты ваши пресс-релизы»).

5. Максимально автоматизируйте рабочие процессы


Работа с большой базой журналистов не должна отбирать все ваше рабочее время, иначе ее ценность значительно снижается. Чтобы эффективно управляться с большими объемами данных, нужно все рутинные процессы отдать в руки современных технологий.

Для автоматического пополнения базы разместите форму подписки на сайте компании. Обязательно используйте сервис массовых email-рассылок. Рассылать пресс-релизы по сотням и тем более тысячам контактам вручную через обычные почтовые клиенты — совсем не вариант. Вы неизбежно столкнетесь с ограничениями по объему писем и получателей, а также высокими рисками попадания писем в спам.

Отдельно хочется выделить CRM-системы. Они позволяют максимально автоматизировать процессы, связанные со сбором, хранением и обработкой данных. Вести базу даже в 500+ контактов в привычном Excel — задача непростая, особенно если вы хотите детально фиксировать тематические, географические и другие признаки журналистов. В любом случае, рано или поздно в Excel-таблице наступает хаос, тем более при коллективном труде PR-команды.

Сегодня существуют специализированные CRM-системы для PR. Так, PREX помогает пиарщикам автоматизировать работу с базой журналистов и СМИ, что в разы сокращает энергозатраты пресс-службы и позволяет четко организовать рабочие процессы.

Хотите больше узнать о возможностях автоматизации работы со СМИ? Оставьте заявку на бесплатную консультацию со специалистом PREX.

Источник главного изображения — Unsplash

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА

Вас также может заинтересовать

Рассылки
Почему нельзя делать рассылки по СМИ с личного email-адреса
Read More
Рассылки
Как email-маркетинг меняет правила рассылок по СМИ: все, что нужно знать PR-специалистам
Read More
Рассылки
Как узнать, читают ли журналисты ваши релизы
Read More